Наем на мултифункционални устройства за офиса

Когато принтерът спре точно преди изпращане на оферта, договор или важен отчет, проблемът не е само технически. Забавят се хора, задачи и обслужване на клиенти. Наемът на мултифункционални устройства е практичен вариант за организации, които искат печатът, копирането и сканирането да работят предвидимо, без да блокират сериозен бюджет в покупка на техника.

Този модел не е подходящ само за големи офиси. Малка фирма с няколко служители, търговски обект с постоянен документооборот, учебно заведение или административна структура също могат да спечелят от ясна месечна услуга. Решаващият въпрос не е колко струва самата машина, а колко струват прекъсванията, непланираните ремонти, грешно поръчаните консумативи и времето на служителите.

Какво включва наемът на мултифункционални устройства

Мултифункционалното устройство обединява принтер, копирна машина и скенер, а при част от моделите и факс функционалност. При наем обичайно се договарят конкретен клас устройство, срок на ползване, включен обем печат и условия за сервиз и консумативи. Така фирмата получава работеща техника, вместо да управлява отделно покупка, зареждане на касети, ремонти и подмяна на части.

Най-често месечната такса покрива предоставянето на устройството и договорена поддръжка. Разходът за отпечатани страници може да бъде включен в пакет или да се изчислява според реалното потребление. Точните условия зависят от натоварването, типа печат и изискванията към цветност, скорост и допълнителни функции.

Важно е да се уточни какво се случва при изчерпан тонер, повреда, нужда от профилактика или устройство, което вече не отговаря на обема работа. Добре организираната услуга има ясна процедура за сигнал, реакция и при нужда заместваща техника. Това е разликата между наем на машина и реално управляван печатен процес.

Кога наемът е по-разумен от покупката

Покупката има смисъл при нисък и рядък обем печат, когато организацията разполага с вътрешен ресурс да следи консумативите и да организира сервиз. За офис, който отпечатва документи всеки ден, картината често е различна. Цената на устройството е само началният разход.

Към нея се добавят тонер касети, барабани, ролки, сервизни посещения и загубено време при проблем. При някои модели консумативът изглежда достъпен, но реалният му капацитет не съответства на очаквания обем. При други ремонтът след изтичане на гаранцията може да направи подмяната на машината по-разумна от поправката.

Наемът е особено подходящ, когато:

• обемът на печат е постоянен, но се променя през отделни периоди;
• фирмата открива нов офис, временен обект или проектен екип;
• печатът е критичен за ежедневната работа и дълъг престой не е допустим;
• финансовият контрол изисква лесно планиране на месечните разходи;
• няма служител, който да следи модели, драйвери, консумативи и сервизни заявки.

Това не означава, че наемът винаги е най-евтиният вариант на всяка цена. При много малко страници месечно таксата може да не се оправдае. Но когато се сравнява общата цена за използване на техниката, а не само цената на покупката, моделът често осигурява по-добра предвидимост.

Изборът започва от реалния обем печат

Най-честата грешка е изборът на устройство по най-ниската цена или по максималната скорост, посочена в каталога. Първо трябва да се установи колко страници се отпечатват средно на месец и какъв е делът на цветния печат. Полезно е да се проверят поне последните три до шест месеца, защото единичен натоварен период може да даде подвеждаща представа.

След това идват форматът и видът документи. За стандартни договори, фактури и вътрешна кореспонденция обикновено е достатъчно лазерно A4 устройство. Архитектурни, търговски или производствени документи може да изискват A3 формат. Ако се сканират много договори и архиви, автоматичното двустранно подаване на оригинали е далеч по-важно от разлика от няколко страници в минута.

Черно-бяло или цветно устройство

Черно-бялото мултифункционално устройство обикновено е правилният избор за офиси с преобладаващ текстов печат. То предлага по-ниска цена на страница и по-лесен контрол на разходите. Цветният печат е оправдан, когато се изготвят презентации, търговски материали, визуални отчети, етикети или документи, при които цветът носи реална информация.

Не всяка фирма има нужда от цветно устройство за всички служители. Понякога по-ефективното решение е основна черно-бяла машина за ежедневни задачи и ограничен цветен печат за конкретни отдели. Така се избягва отпечатването на ненужни цветни копия, което бързо увеличава разходите.

Скоростта не е единственият показател

Устройство с висока скорост на печат няма да реши проблем, ако хартията се зарежда често, сканирането е бавно или няколко екипа чакат пред една машина. При по-големи офиси трябва да се прецени капацитетът на касетите за хартия, възможността за двустранен печат, мрежовата свързаност и потребителските права.

Функции като печат с идентификационен код или карта са полезни, когато има чувствителни документи. Потребителят изпраща файла към устройството, но той се отпечатва едва след удостоверяване на място. Това намалява риска от оставени заплати, договори или лични данни в изходната тава.

Сервизът е част от решението, не допълнение

Офисът рядко планира повредата на принтера. Затова при наем на мултифункционални устройства трябва да се гледа не само моделът, а и кой ще го поддържа. Наличието на сервизни специалисти, резервни части и консумативи е съществено за времето за реакция.

Добрата поддръжка започва и преди доставката. Устройството трябва да бъде правилно инсталирано в мрежата, достъпно за нужните служители и настроено за подходящия формат, двустранен печат и сканиране към имейл или папка. Много заявки за „повреден принтер“ се оказват проблем с драйвер, права за достъп, мрежова връзка или неправилна настройка.

Профилактиката също има значение. Прах, неподходяща хартия, неправилно поставени консумативи и продължителна работа над препоръчителното натоварване водят до засядания и влошено качество. Редовната сервизна грижа предотвратява част от тези проблеми, вместо да ги решава след като работата вече е спряла.

Как да сравните оферти за наем

Сравняването само по месечна такса е рисковано. Ниска начална цена може да не включва достатъчен обем страници, доставка на консумативи или адекватни условия при повреда. Поискайте ясно разписани параметри за включения печат, цена на страница над пакета, срок на договора и какво се счита за консуматив или ремонт.

Проверете дали устройството е ново или употребявано, какъв е очакваният му месечен капацитет и дали има опция за промяна при растеж на екипа. Не е проблем техниката да е професионално поддържана, стига състоянието, сервизната отговорност и възможностите й да отговарят на нуждите на офиса.

Добре е да се уточни и кой осигурява хартията. В повечето договори тя остава ангажимент на клиента, но качеството й влияе директно върху работата на устройството. Евтината, влажна или неподходяща хартия често причинява засядания и излишни сервизни сигнали.

Предвидим разход, по-малко административна работа

При правилно подбран договор фирмата не се налага да търси спешно касета за всеки отделен модел, да одобрява непланиран ремонт или да сменя техника без ясна причина. Разходите се проследяват по-лесно, а отговорността за техническата изправност е концентрирана при един партньор.

За организации с повече от един обект това е още по-полезно. Вместо всеки офис да поръчва самостоятелно консумативи и да търси различен сервиз, може да се приложи общ подход към техниката, потреблението и поддръжката. Така се вижда къде се печата прекомерно, къде устройството е недостатъчно натоварено и къде има нужда от различна конфигурация.

toner.bg работи с фирми, които търсят не просто устройство, а поддържан процес по печат - от избора на подходяща техника до сервизното обслужване и консумативите. Дългогодишният опит позволява препоръката да бъде съобразена с реалната работа в офиса, а не само с техническия лист на даден модел.

Преди да изберете наем, отделете време да измерите потреблението и критичните задачи, които зависят от печата. Тази кратка проверка често показва дали е нужен по-бърз модел, по-добро сканиране, цветен печат или просто надеждна поддръжка. Най-доброто устройство е това, което остава незабележимо в работния ден, защото върши задачата си навреме.