Казус пълно сервизно обслужване в офиса

Проблемът рядко започва с избора на принтер. По-често се вижда в понеделник сутрин, когато договор за клиент чака за подпис, а устройството е спряло, тонерът е изчерпан или никой не знае кой трябва да извика сервиз. Този казус пълно сервизно обслужване показва как една организация може да превърне печата от поредица спешни задачи в предвидим работен процес.

Разглеждаме типичен пример за компания с около 85 служители, централен офис и няколко отдела с различен профил на работа. Администрацията отпечатва договори и справки, търговският екип работи с оферти, а счетоводството има периоди с високо натоварване. Наличните устройства са купувани в различни години, с различни консумативи и без единна отговорност за поддръжката.

Изходната ситуация: ниска цена на устройство, висока цена на хаоса

На пръв поглед офисът разполага с достатъчно техника - няколко малки принтера, едно мултифункционално устройство и отделен цветен принтер. На практика обаче разходите не се виждат на едно място. Купуват се консумативи при нужда, ремонтите се заявяват едва след повреда, а служителите губят време в търсене на правилния модел касета или в прехвърляне на задача към работеща машина.

Финансовият отговорник вижда отделни фактури, но не и реалната цена на отпечатана страница. IT екипът получава заявки, които не са част от основната му работа. Офис мениджърът държи резервни консумативи, без да е сигурен дали ще потрябват. В натоварени периоди най-скъпият ресурс не е самата техника, а престоят.

Това е моментът, в който покупката на още един принтер невинаги е правилното решение. Ако не се промени начинът на обслужване, новата машина просто ще бъде добавена към същата неясна система.

Какво се променя при пълно сервизно обслужване

При модел на пълно сервизно обслужване организацията не купува печатащата техника предварително. Вместо това получава устройство или група устройства, подбрани според реалното натоварване, за договорен срок - обичайно 36 или 60 месеца. Срещу месечна такса и фиксирана цена на копие клиентът планира разхода си по-ясно, а техническата поддръжка остава отговорност на сервизния партньор.

В разглеждания случай първата стъпка не е изборът на марка или модел. Тя е кратък анализ: колко страници се отпечатват месечно, колко от тях са цветни, какъв формат е необходим и в кои отдели се образуват опашки. Важно е да се провери и какви функции действително се използват - сканиране към имейл, двустранен печат, работа с А3 документи, бърз черно-бял печат или контрол на достъпа.

След анализа малките разпръснати устройства могат да бъдат заменени с подходящо разпределение: надеждна А4 мултифункционална машина за ежедневни документи, по-бързо устройство за отдел с голям обем и цветна машина там, където цветът има бизнес стойност. Не всяка организация има нужда от А3 система, но за екипи, които работят с чертежи, презентации или по-големи формати, тя може да спести външни поръчки и време.

Казусът в числа: от непредвидени покупки към контрол

Преди промяната компанията отчита приблизително 18 000 страници месечно, но няма надеждна разбивка по отдели и вид печат. Разходите варират според това дали има повреда, дали е необходима спешна доставка и дали някой е поръчал неподходящ консуматив. Сумата за даден месец може да изглежда приемлива, но при годишен преглед се добавят време на служители, непланирани сервизни посещения и загубена продуктивност.

При ПСО планът се договаря според очакваното потребление. Включените безплатни копия на месечна база дават базов обем, а за допълнителните страници важи предварително уточнена цена на копие. Така счетоводството не гадае каква ще бъде следващата сметка, а сравнява месечните отчети с ясна отправна точка.

Фиксираната цена не означава, че всеки офис ще плаща еднакво. Цветният печат струва повече от черно-белия, а машина за голям обем има различен профил от устройство за малък екип. Предимството е, че условията се уточняват в началото и се обвързват с реалната употреба, вместо да се променят при всяка нова нужда.

Кои проблеми отпадат и кои остават отговорност на офиса

Най-видимата промяна е ясният път при проблем. Когато устройство даде грешка, отпечатъците не са качествени или се появи нужда от техническа намеса, служителят не търси случаен изпълнител и не чака вътрешно решение. Има определен сервизен процес и партньор, който познава конфигурацията на техниката.

Това намалява и риска от неправилен избор на консумативи. При устройства на пълно сервизно обслужване доставката и подмяната на необходимите материали се организират като част от услугата. Офисът не поддържа склад от несъвместими артикули и не блокира бюджет в запаси, които може да останат неизползвани.

Има обаче отговорности, които не бива да се прехвърлят механично. Организацията трябва да посочи човек за контакт, да осигури подходящо място и мрежова среда за устройствата и да информира навреме при промяна на броя служители или на обема печат. Ако офисът се премести, отвори нов обект или започне да отпечатва значително повече цветни материали, първоначалният план може да се нуждае от корекция.

Кога ПСО е по-добрият избор

Пълното сервизно обслужване е особено подходящо, когато печатът е постоянна част от работата, а не инцидентна задача. Административни офиси, търговски компании, образователни организации, медицински практики и структури с няколко отдела обикновено печелят най-много от предвидимостта и бързата реакция.

За малък офис с няколко десетки страници на месец покупката на компактно устройство може да е по-разумна. И обратното - организация с голям обем не бива да избира най-евтиния план само за да намали месечната такса. Недостатъчното устройство ще създаде забавяния, а твърде малкият включен обем ще изкриви очакванията за разхода.

Правилният избор се прави според работния сценарий, а не само според броя страници. Ако документите съдържат чувствителна информация, може да е необходим печат след идентификация. Ако се сканират големи архиви, скоростта и капацитетът на подаващото устройство са по-важни от цветния печат. Ако екипът работи с договори, двустранният печат и надеждното сканиране често носят повече стойност от допълнителни функции, които няма да се използват.

Как да оцените оферта за пълно сервизно обслужване

Преди подписване на договор е разумно да поискате разбираем отговор на няколко практически въпроса: каква техника е включена, какъв е срокът на договора, колко копия са включени месечно, как се калкулират допълнителните страници и какъв е редът при сервизна заявка. Уточнете дали планът покрива черно-бял и цветен печат според нуждите ви и как се процедира при промяна на натоварването.

Полезно е да се разгледа и цялата картина, а не само цената на копие. Машина, която отпечатва бързо, сканира надеждно и не спира в критичен момент, може да има по-висока директна цена, но да намали реалните оперативни загуби. Понякога една добре позиционирана мултифункционална система е по-ефективна от четири малки устройства, които се обслужват поотделно.

toner.bg работи с машини от различни класове - от компактни А4 решения до цветни и високопроизводителни А3 устройства. Това позволява конфигурацията да се избира според конкретния офис, вместо бизнесът да се нагажда към налична техника.

Когато печатът е организиран с ясни условия, той престава да бъде тема само при проблем. Офисът получава време за основната си работа, а ръководството - по-добра основа за контрол на разходите и планиране на следващите месеци.